Ein eigener Newsletter ist einer der besten Wege, Kunden zu halten. In Deutschland gibt es aber ein paar Regeln, die du von Anfang an beachten solltest. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Tool sind die meisten davon in einer Stunde erledigt. Diese Anleitung zeigt dir die wichtigsten Schritte.
Wichtig: Dieser Artikel gibt einen praktischen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu deinem konkreten Fall wende dich an einen Anwalt oder deine Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
Die Regeln in einem Satz
Du darfst Werbe-E-Mails nur an Menschen schicken, die vorher ausdrücklich eingewilligt haben, und musst diese Einwilligung im Streitfall nachweisen können. Das ergibt sich aus der DSGVO (Art. 6 und Art. 7) und dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (§ 7 UWG).
Schritt 1: Ein Newsletter-Tool mit Server in der EU wählen
Am einfachsten wird es mit einem Anbieter, der Daten in Deutschland oder der EU verarbeitet. Beispiele sind KlickTipp (Versand laut Anbieter über deutsche Server), Brevo, CleverReach oder rapidmail. Einen Überblick findest du in Die 5 besten Newsletter-Tools für Deutschland.
Schritt 2: AV-Vertrag abschließen
Dein Newsletter-Anbieter verarbeitet die Daten deiner Abonnenten in deinem Auftrag. Dafür brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und zwar bevor du die ersten Adressen sammelst. Bei seriösen Anbietern kannst du ihn meist mit wenigen Klicks im Kundenkonto abschließen.
Schritt 3: Anmeldeformular richtig bauen
- Nur die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld. Ein Vorname ist als freiwilliges Feld in Ordnung.
- Klar sagen, was kommt: zum Beispiel „Tipps zu Tools für Selbstständige, etwa alle zwei Wochen“.
- Hinweis auf die Datenschutzerklärung und auf die jederzeitige Abmeldung.
- Keine vorangekreuzten Kästchen.
Ein Gratis-Geschenk wie eine Checkliste ist erlaubt und üblich. Sag dann aber deutlich, dass man mit der Anmeldung auch deinen Newsletter bekommt.
Schritt 4: Double-Opt-in einrichten
Beim Double-Opt-in bekommt jeder neue Abonnent erst eine Bestätigungsmail und wird erst nach dem Klick auf den Link eingetragen. Gesetzlich vorgeschrieben ist das Verfahren nicht ausdrücklich, aber es ist in Deutschland der anerkannte Weg, eine Einwilligung nachzuweisen. Der Bundesgerichtshof verlangt, dass die Einwilligung konkret dokumentiert ist, und die Beweislast liegt bei dir.
Tipp: Halte die Bestätigungsmail kurz und werbefrei. Ein Satz wie „Bitte bestätige deine Anmeldung, dann schicken wir dir die Checkliste“ genügt.
Schritt 5: Einwilligungen protokollieren
Speichere zu jeder Anmeldung, wann sie erfolgt ist, wann sie bestätigt wurde, die IP-Adresse und welchen Text der Abonnent gesehen hat. Gute Newsletter-Tools machen das automatisch. Prüfe einmal in deinem Konto, wo du diese Angaben findest.
Schritt 6: Pflichtangaben in jede Mail
- Abmeldelink: Jede Mail braucht einen direkten Abmeldelink, der ohne Login funktioniert.
- Impressum: Deine Anbieterangaben gehören in den Fuß jeder Mail, zum Beispiel als Link zu deinem Impressum.
- Erkennbarer Absender: Name und Betreff dürfen nicht über den Inhalt täuschen.
Schritt 7: Datenschutzerklärung ergänzen
In deine Datenschutzerklärung gehören ein Abschnitt zum Newsletter: welches Tool du nutzt, welche Daten du speicherst, wie lange und wie man sich abmeldet. Generatoren wie die von eRecht24 helfen dir dabei.
Checkliste zum Abhaken
- ☐ Newsletter-Tool mit Servern in der EU ausgewählt
- ☐ AV-Vertrag abgeschlossen
- ☐ Formular: nur E-Mail als Pflichtfeld, klare Beschreibung
- ☐ Double-Opt-in aktiviert und Bestätigungsmail getestet
- ☐ Protokollierung der Einwilligungen geprüft
- ☐ Abmeldelink und Impressum in der Mail-Vorlage
- ☐ Datenschutzerklärung ergänzt
Unser Tipp für den Start KlickTipp bringt Double-Opt-in, Protokollierung und Versand über deutsche Server mit. So musst du dich um weniger Technik kümmern.
Häufige Fragen
Darf ich meine Bestandskunden einfach anschreiben?
Für Bestandskunden gibt es eine enge Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG, zum Beispiel für Werbung zu ähnlichen Produkten. Die Bedingungen sind streng. Sicherer ist es, auch Bestandskunden um eine Einwilligung zu bitten.
Kann ich gekaufte Adressen nutzen?
Nein. Ohne eigene, nachweisbare Einwilligung der Empfänger ist das in Deutschland nicht erlaubt.
Brauche ich ein Cookie-Banner für meinen Newsletter?
Nicht für den Newsletter selbst. Wenn dein Tool aber Öffnungen und Klicks auswertet, gehört das in die Datenschutzerklärung und gegebenenfalls in die Einwilligung.